품의서 엑셀양식과 작성방법, 작성요령

품의서는 회사에서 어떤 일을 진행하기 전에 상급자(부서장, 대표이사 등)의 결재·승인을 받기 위해 작성하는 공식 문서입니다.

 

품의서란 하위직원이 상급자에게 승인을 요청하는 성격으로 일상적 업무가 대부분이며, 내부결재 공문은 회사의 중요한 사안에 대한 계획 및 진행상황을 공식적으로 보고하기 위한 것에서 차이가 있습니다.

품의서 양식 이미지

품의서 양식.xlsx

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품의서 작성방법

1. 작성자 정보

소속: 본인이 속한 부서명 기재

직급: 작성자의 직급을 기재

성명: 작성자 이름을 작성

작성일: 품의서를 작성한 날짜

제목: 품의의 핵심 내용을 한 줄로 요약

2. 품의내용

품의사유: 왜 이 품의를 올리는지 이유를 육하원칙에 의거하여 명확히 기재

상세내역: 구체적으로 어떤 방안/조치를 원하고 있는지 설명
예상비용 : 소요 금액을 산출근거를 포함하여 작성

3. 비고

참고사항이나 추가 의견 기재

견적서 등의 붙임파일이 있다면 추가 기재

4. 결재란

결재라인에 따라 검토자를 거쳐 결재권자가 서명

5. 작성일 및 작성자

작성일: 최종 제출일 기재

작성자 서명: 담당자 성명 작성 후 서명

 

품의서 작성요령

• 불필요한 수식어나 장황한 설명은 피하고, 핵심 사항을 짧고 명확하게 기술
• 개인적인 감정이나 주관적 표현을 배제하고, 객관적 사실과 근거 위주로 작성
• 날짜, 금액, 수량, 업체명 등은 반드시 사실과 일치해야 하며, 추측성 표현 금지
• 작성내용은 논리적으로 근거를 바탕으로 작성
• 품의사유는 배경, 문제점, 필요성 순으로 사유를 작성하고, 상세내역은 실행 방법, 계획, 대안을 구체적으로 작성.
  문장은 존칭을 사용하고, 회사 내 공식 문서 형식을 준수(구어체, 약칭, 이모티콘 등은 금지)